Kesekretarisan
Dalam dunia pendidikan saat ini, pendidikan di Sekolah Menengah Kejuruan menjadi pilihan yang banyak diminati para calon siswa yang baru lulus dari SMP. Hal ini dikarenakan gencarnya usaha pemerintah dalam mempromosikan SMK kepada masyarakatnya, terlebih hal itu diimbangi dengan terlengkapinya segala fasilitas, sarana, prasarana yang menunjang kegiatan belajar mengajar diSMK. Sehingga SMK menjadi pilihan yang matang untuk memberikan pendidikan formal yang diimbangi dengan kegiatan praktek kerja untuk menyiapkan lulusan SMK yang siap kerja di Dunia Usaha Dunia Industri.
Banyak bidang-bidang yang ditawarkan sekolah-sekolah SMK seperti contoh dibidang Bisnis dan Manajemen ada jurusan Akuntansi, Penjualan, dan Administrasi Perkantoran. Dibidang Teknologi Informasi ada jurusan Multimedia, Teknik Komputer dan Jaringan, Desain Grafis dll. Sedangkan dibidang Teknik Industri dan Jasa ada jurusan Teknik Kimia, Teknik Konstruksi Bangunan, Teknik Elektro, dan masih banyak lagi jurusan-jurusan yang ditawarka oleh SMK.
Salah satu jurusan yang bnyak diminati adalah jurusan Administrasi Perkatoran. Bidang jurusan ini memberikan pengetahuan formal, pengetahuan tentang Administrasi Perkantoran, plus siswa mendapat praktek kerja langsung di Perusahaan. Bidang jurusan ini diharapkan dapat mencetak lulusan Administrasi Perkantoran yang cekatan, aktif, tanggap, jujur dan berkompeten. Sehingga lulusan ini dapat disalurkan untuk bekerja di sebagai seorang sekretaris, pegawai administrasi, pegawai tata usaha dan pekerjaan-pekerjaan lain yang bersifat memberikan pelayanan dan informasi disebuah instansi, perusahaan, dan lembaga.
Dibawah ini saya memberikan sedikit pembahasan tentang salah satu kompetensi dijurusan Admininstrassi Perkantoran, yakni Kesekretarisan.
Salah satu divisi atau posisi yang selalu ada dalam lingkup organisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris atau kesekretariatan. Seiring dengan berkembnagnya zaman, peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan dalam tugas administrasi maupun manajerial. Dikantor, sekretaris merupakan pusat informasi bagi suatu departemen yang dilayaninya dan diharapkan tahu segala sesuatu yang berada dibawah wewenangnya.
Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaris atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.
Menurut Susanto (2001) ada 3 peran dari seorang sekretaris. Yang pertama , sebagai pusat informasi, sekretaris menjalankan fungsi strategisnya didalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan performasi perusahaan melalui kelancaran arus informasi internal maupun eksternal. Selain itu, melalui peran teknisnya, sekretaris juga mampu menunjang kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan. Sedangkan peran pendukung sekretaris adalah memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.
Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek (Sedarmayanti, 1997) :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab :
a. Sekretaris Organisasi, seseorang yang memimpin secretariat dari suatu organiasasi maupun instansi pemeritah. Disamping bekerja atas intruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut serta dalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Derah Provinsi, atau Sekretaris PT Semen Gresik.
b. Sekretaris Pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi, Ada juga yang diklasifikasikan sebagai Sekrertaris Pimpinan yang kesehariannya hanya membantu tugas seorang pimpinan, misal Sekretaris Rektor Universitas Negeri Surabaya.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja :
a. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru kerja sebagai sekeretaris di suatu organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan penglaman yang memadai dalam kapasitasnya sebagai seorang sekretaris.
3. Berdasarkan spesialisasi : Disamping memiliki kemampuan sebagai seorang sekretaris, mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi, misal Sekretaris dalam Bidang Hukum, Bidang Keuangan, dan lain-lain.
Sedangkan menurut Sutarto (1997) pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam lima bagian :
1. Tugas perkantoran, yaitu mentiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi pimpinan, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasiakn surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis, yaitiu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya penarikan cek atau pengambilan uang, membayarkan rekening-rekening pembayaran pajak, menyimpan dan mencatat pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyiapkan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas social, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas insidentil, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acra seminar bila pimpinan berhalangan untuk hadir.
Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya (Susanto, 2001) :
1. Dependance. Pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang tinggi kepada rekan kerja maupun pimpinannya dengan beberapa karakteristik berikut ini : beraksi setelah ada adanya perintah atasan, banyak pertimbangan, dan belum mampu memprioritaskan pekerjaan yang harus dilakukan.
2. Independence. Seiring dengan adaptibilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup pekerjaanya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan pekerjaannya. Perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi menjadikan ia tidak lai bergantung terhadap atasan ,maupun rekan kerja yang lain.
3. Interpendence. Pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang lebih konstruktif dengan meras ikut memiliki perusahaan, memahami segala sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan menjalin keterikatan kerja dengan bagian lain.
sumber : Badri Munir Sukoco.” Manajemen Administrasi Perkantoran Modern”
