Mengenal Arsip

Arsip sebagai simpul kehidupan
Setiap kegiatan menghasilkan sebuah arsip
Wajib bagi kita untuk menjaga dan menyimpan arsip

UAS HUMAS

BAB I

PRAKTIK PUBLIK RELATIONS

1.1.      Pendahuluan

            Public Relations (PR) berfungsi sebagai “jembatan komunikasi” antara suatu organisasi dengan lembaga lain serta berbagai elemennya. Tujuannya adalah, supaya terjadi saling pengertian antara kedua belah pihak dan akhirnya terciptanya suatu citra positif serta dukungan publik terhadap keberadaan organisasi trsebut.

Praktik PR kini banyak dilakukan oleh berbagai organisasi. Divisi PR bertindak sebagai komunikator, ketika publik atau masyarakat berhubungan dengan organisasi terkait, mereka berperan sebagai komunikator suatu organisasi, lembaga atau perusshaan kepada masyarakat lyuas, atau kepada lembaga lainnya.

Praktik PR pada hakikatnya adalah aktivitas. Tujuan praktik PR adalah membuat publik dan organisasi, lembaga atau perusahaan saling mengenal. Baik kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing (diadaptasi dari Kusumastuti. 2001:20-21)

Ada lima persyaratan mendasar bagi seseorang yang ingin menjalankan fungsi PR, yaitu :

a)      Ability to communicate (kemampuan berkomunikasi)

Seorang PR juga harus mempunyai kemmpuan berkomunikasi dengan baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Ia harus mampu berbicara didepan umum, harus mampu melakukan presentasi, mampu mewawancarai dalam pengumpulan data/fakta, mampu dijadikan sebagai sumber berita bagi pers/wartawan, dll. dalam komunikasi tulisan, ia harus membuat Presss Release untuk dikirim ke media massa, membuat berita, artike dan feature untuk House Journal (media terbatas) yang diterbitkan perusahaan, menulis laporan, membuat naskah pidato untuk manajemen, dll.

b)      Ability to organize ( kemampuan manajerial atau kepemimpinan)

Kemampuan ini dapat diartikan sebagai kemampuan untuk mengantisipasi masalah dalam dan luar organisasi, termasuk kemampuan utnuk menyusun rencana kegiatan dan melaksanakannya. Profesi PR sebagai komunikator juga harus mampu berpikir jernih dan objektif.

c)      Ability to get on with people (kemampuan bergaul atau membina relasi)

Seorang PR harus memilik kemampuan bergaul atau membina relasi dengan baik.  Artinya, ia harus mampu berhubingan dan bvekerja sama dengan berbagai macam orang, dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan orang yang berbeda, termasuk dengan orang-orang berbagi tingkatan. Setiap orga yang berprofesi PR harus memperluas jaringan atau networking.

d)     Personality Intregity (memiliki kepribadian yang utuh jujur)

Ia harus memiliki kredibilitas yang tinggi, dapat dipercaya dan dapat diandalkan orang lain, serta dapat diterima sebagai orang yang memiliki kepribadian yang utuh dan jujur. Dalam melakukan tugasnya, sorang PR selalu menerapkan etika profesi PR , yang bertujuan untuk tercapainya mutual understanding (saling pengertian) dengan pihak lain yang terkait

e)      Imagination (banyak ide/kreatif)

Seorang PR harus memiliki wawasan yang luas, sehingga permasalah yang serumiit apapun dapat diketahui benang merah persoalannya. Ia harus mampu berpikir kreatif. Dalam mengambil tindakan, ia tidak selalu harus polos atau  tentang fakta yang diungkap dan cukup diplomatis dalam penyampaian.

Praktik PR sebagai komunikator suatu organisasi, lembaga taua perusahaan haruslah tetap menjunjung prinsip-prinsip etika. Tiugasnya antara lain :

a)      Menjadi komunikator untuk publik internal dan publik eksternal

b)      Tidak terlepas darifaktor kejujuran sebagai landasan utamanya

c)      Membuat publik atau masyarakat merasa diakui dan dibutuhkan keberadaannya

d)     Etika sehari-hari dalam berkomunikasi dan berinteraksi harus tetap dijaga

e)      Menyampaikan informasi-informasi penting kepada publik/masyarakat

f)       Menghormati nilai-nilai kemanusiaanz

g)      Mempu memberikan keputusan dan pertimbangan secara arif dan bijaksana

h)      Mengenal batas-batas yang berdasarkan pada moralitas dalam menjalankan profesinya

i)        Penuh pengabdian dalam profesinya

j)        Mentaati kode etik profesi yang berlaku (diadaptasi dari Soemirat dan Ardianto. 2003: 175)

Pada prinsipnya, PR adalah fungsi manajemen puncak. Kehadirannya dalam suatu organisasi. Lembaga atau perusahaan selayaknya berada langsung dibawah pimpinan paling atas, atau setidaknya mempunyai hubungan kerja langsung dengan pimpinan perusahaan. Bagi seoarang PR, posisi dilevel atas organisasi ini memudahkan dia melaksanakan tugasnya, yang membutuhkan pengatahuana yang menyeluruh mengenai keadaan perusahaan/organisasi.  Sehingga PR berfungsi sebagai pusat sirkulasi informasi keluar dan kedalam bagi pimpinan organisasi, lembaga atau perusahaan. Idealnya PR berfungsi sebagai juru bicara (komunikator) pimpinan paling atas, karena pimpinan sebagai sumber informasi utama bagi komunikator (diadaptasi dari Rachmadi. 1994: 8-10).

Salah satu tujuan organisasi adalah memperluas praktik PR yang baik, sehingga citranya menjadi baik. Tugas pertama organisasi, lemabaga atau perusahaan dalam prosese pembentukan citra adalah dengan mengindentifikasikan citra seperti apa yang ingin dibentuk dimata publik atau masyarakat. Untuk menjadi komunikator yang baik, seorang PR harus mampu manganilisis situasi dengan pendekatan sistematik yang berorientasi pada pemecahan masalah. Fungsi intelejensi PR pada dasarnya adalah proses pengidentifikasian mengenai kejadian dan perkembangan, yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan masyarakatnya.

1.2. Public Relations dan Kepimpinan

 Sebagai seorang komunikator yang baik, seorang PR perlu memiliki jiwa kepemimpinan dan memiliki prinsip sehingga mampu memberikan terobosan-terobosan cara berpikir baru, serta mampu membantun menyelesaikan masalah dalam kehidupan modern dewasa ini. Dalam hal ini kemampuan yang diperlukan adalah :

a)      Pertimbangan keseimbangan yang bijak

b)      Kesederhanaan di tengah-tengah kompleksitas

c)      Arah dan tujuan sebagai peta terlengkap, memandang kelemahan sebagai sesuatu yang manusiawi

d)     Penggantian prasangka dengan rasa hormat

e)      Dapat diberdayakan dan memberdayakan

f)        Dorongan untuk berubah dan memperbaiki

g)      Anggota yang berguna dan saling melengkapi

h)      Mengetahui kapan dan dimana harus memulai demi terciptanya pertumbuhan dan perbaikan

i)        Bisa mengkoordinasikan dan dikoordinasi (diadaptasi dari Rumanti. 2002: 244)

     Covey, dalam Rumanti (2002), mengemukakan ciri-ciri pemimpin berprinsip, yaitu :

a)      Pribadi yang terus belajar

b)      Pribadi yang berorientasi pada pelayanan

c)      Pribadi yang memancrakan energi positif

d)     Pribadi yang berjiwa positif mampu mempercayai oranglain.

1.3. Professional Image (Pengembangan Kepribadian)

                        Setiap individu memiliki karakteristik tersendiri yang unik. Sekumpulan karakteristik perilaku yang  dimiliki individu dan bersifat permanen biasa disebut dengan kepribadian.  Tujuan mempelajari kepribadian adalah :

a)      Untuk mempelajari bagaimana seharusnya Anda menerima diri Anda dengan mempelajari reaksi-reaksi serta perasaan Anda dan mewujudkan perasaan-perasaan tersebut melalui diskusi atau berinteraksi dengan orang lain.

b)      Untuk mengembangkan perasaan, harga diri, dan percaya diri melalui aspek dukungan dan tanggungjawab yang bersifat timbal balik

c)      Untuk meningkatkan pengertian diri, nilai-nilai diri, kebutuhan diri agar dapat mengontrol serta membantu orang lain melakukan hal yang sama

d)     Untuk memperoleh pengertian yang lebih baik mengenai kepribadian seseorang, dimensi-dimensi yang terlibat dan menguji umpan balik yang yang diberikan/diterima dari pengalaman-pengalaman dari oranglain

e)      Untuk mempelajari perubahan-perubahan dalam gaya hidup, tujuan, serta keputusan-keputusan didalam profesi apapun.

Sifat-sifat kepribadian :

a)      Sifat introvert dengan ciri orang pendiam, tidak suka bergaul, dan suka menyendiri

b)      Sifat ekstrofert dengan ciri orang yang suka bergaul, perhatiannya lebih tertuju keluar, dan suka berkawan

c)      Sifat agresif, non-agresif, pisimis, dan optimistis

Kepribadian dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.

a.       Faktor kebudayaan

b.      Faktor keluarga

c.       Faktor agama

d.      Faktor sekolah/pendidikan

e.       Faktor ekonomi

f.       Faktor sosial

Kepribadian terkait dengan sikap (attitude), karena kepribadian seseorang tercermin melalui cara atau sikap seseorang dari bagaimana ia tampil dan bertingkah laku, baik dirumah, ditempat kerja, maupun dalam kebanyakan situasi sosial lainnya. Sikap adalah cara Anda melihat sesuatu secara mental (didalam diri Anda), yang mengarah pada perilaku yang ditujukan pada orang lain, ide, obyek atau kelompok tertentu. Sikap terdiri dari tiga komponen, yakni

a.       Keyakinan (aspek kognitif)

b.      Perasaan (aspek kognitif)

c.       Kecenderungan berperilaku (aspek konatif)

Sikap yang diinginkana perusahaan pada kita adalah :

a.       Bersifat ramah

b.      Suka bekerja sama dengan orang lain dan pandai berkomunikasi

c.       Pekerja keras dan bersedia bekerja lembur

d.      Berpenampilan rapi dan menarik

e.       Tegas dan hati-hati dalam ucapan serta tindakan

f.       Bercita-cita tinggi dan berorientasi untuk sukses

g.      Menguasai ilmu komunikasi yang canggih dan efektif

h.      Menguasai tata tertib lingkungan

Resep sikap dan kepribadian bagi yang berprofesi apapun

1.      Be your self (jadilah diri sendiri)

2.      Jujurlah pada diri sendiri

3.      Self control untuk kemarahan, ketidakpuasan, dan ketidaksabaran

4.      Selalu menyenangkan orang lain

5.      First impression, you neve get a second chance to maket thr first impression

6.      Evaluasi diri

7.      You always be the same where ever you are

8.      Terimalah diri Anda sendiri seadanya, seperti menerima orang lain

9.      Setiap manusia didasar hatinya ingin selalu dihormati dan dihargai

10.  Kembangkan kepribadian Anda dan atasi kelemahan-kelemahan Anda

11.  Carilah kesenangan dan kegembiraan Anda dari hal-hal sederhana

12.  Carilah pengetehuan, pupuklah ilmu yang membuat Anda menjadi insan yang bijaksana

13.  Be polite to everybody, who ever and what ever they are

14.  Jaga sikap Anda dimanapun

15.  Jaga etika dan etiket

16.  Be a good listener

17.  Rasa memiliki dan mencintai perusahaan dimana pun Anda bekerja

18.  Always make a good relations

19.  Penuh perhatian pada hal-hal sekecil apapun

20.   Pupuk dan pertebal rasa percaya diri Anda (Soekotjo. 1996: 78-81)

1.4. Definisi Public Relations

     Kata kunci yang perlu diingat untuk mendefinisikan public relations adalah sebagai berikut :

Sengaja. Kegiatan PR adalah sesuatu yang disengaja, dirancang, untuk mempengaruhi, mendapatkan pengertian, memberikan informasi dan memperoleh umpan balik (reaksi dari mereka yang terkena dampak PR)

Terencana. Kegiatan public relations adalah sesuatu yang terorganisasi, solusi masalah melalui proses dan analisis logis. Kegiatan ini sistematis, membutuhkan riset dan analisis.

Kinerja. PR yang efektif didasarkan pada kebijakan penampilan nyata dari seseorang atau sebuah organisasi. Tidak ada PR yang dapat menciptakan simpati serta dukungan, jika organisasi yang bersangkutan “pemilih usaha yang payah atau tidak tanggap terhadap kepentingan masyarakat.

Kepentingan Masyarakat. Dasar dari setiap kegiatan PR adalah melayani kepentingan masayarakat, dan bukan sekedar memperoleh keuntungan bagi organisasi. Idealnya kegiatan PR saling menguntungkan bagi kepentingan diri organisasi dan masyarakat.

Komunikasi Dua Arah. Kegiatan PR termasuk dalam mencari umpan balik dari khalayak. Kemampuan mendengarkan adalah bagian terpenting dari keahlian komunikasi yang pokok.

Fungsi Manajemen. PR berfungsi paling efektif apabila menjadi bagian dari pengambilan keputusan oleh manajemen puncak. PR melibatkan konsultasi dan penengahan masalah tingkat tinggi, serta tidak hanya mengeluarkan informasi setelah keputusan dibuat.

Singkatnya, seseorang dapat menangkap unsur-unsur public relations yang paling pokok dengan mengingat kata-kata ini : sengaja.....terencana.....kinerja.....kepentingan masyarakat.....komunikasi dua arah......fungsi manajemen.

Bidang utama pekerjaan PR pada perusahaan adalah sebagai berikut :

1.      Reputasi-proteksi dan peningkatan

Hal ini menyangkut usaha mempertahankan dan membina tanggapan. Aspek dari fungsi ini adalah :

a)      Melindungi perusahaan terhadap serangan publik

b)      Menjelaskan ketika timbul kontroversi

c)      Memprakarsai program untuk menjelaaskan tujuan dan kebijakan perusahaan

d)     Menunjukkan kepedulian terhadap masalah-masalah lingkungan

e)      Melindungi dan mempromosikan logo perusahaan

f)       Memperlihatkan bahwa perusahaan memeprhatikan kesejahteraan karyawan dan masyarakat lingkungan tempat fasilitas mereka berada

2.      Layanan informasi

Sebagai bagian dari usaha membangun reputasi perusahaan, peran PR adalah memberikan informasi kepada masyarakat. Salah satu bidang pentingnya adalah media

3.      Publisitas produk

Dalam peran ini praktisi Public Relations bekerja erat dengan departemen pemasaran untuk mengembangkan publisitas produk.

4.      Hubungan investor

Pekerjaan ini disebut juga komunikasi pemegang saham. Artinya. PR memberikan informasi kepada masing-masing pemilik saham, atau mereka yang mempunyai minat khusus dengan perusahaan.

5.      Hubungan keuangan

Memberikan informasi yang luas kepada komunitas keuangan. Anggota staf PR menyiapkan barang-barang cetakan dan mengatur pejabat tinggi untuk mengadakan pertemuan dengan analisis keuangan.

6.      Hubungan komunikasi

Perusahaan adalah bagian dari lingkungan setempat sehingga perusahaan harus membina hubungan baik dengan masyarakat. Dapat dilakukakan dengan cara mengikuti peraturan lingkungan dan bekerja sama dengan masyarakat yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup bersama.

7.      Hubungan karyawan

Arus informasi yang terbuka dari manajemen kepada karyawan, dan adri karyawan kepada manajemen, merupakann hal penting dalam perusahaan. Untuk mencapai ini, departemen public relations bekerja erat dengan departemen personalia.

8.      Penyelenggaraan acara istimewa

Banyaknya kegiatan yang disponsori oleh perusahaan, misal konser musik. Untuk acara semacam ini, perusahaan membutuhkan staf PR yang mampu melihat detail, organisasi, logistic, dan peluang publisitas.

9.      Urusan pemerintahan

Tindakan pemerintah membawa dampak besar bagi perusahaan. Sejumlah praktisi PR yang bergeraak dalam bidang ini disebut sebagai hubungan pemerintahan. Dalam peran ini, eksekutif public realtions berusaha mempengaruhi pihak legislatif melalui kontak dengan legislator dan instansi pemerintahan., sehingga PR berfungsi mengatur semua urusan yang terkait dengan pemerintahan.

10.  Manajemen isu

Peran ini berfungsi untuk menentukan, bagaimana berbagai isu publik akan mempengaruhi perusahaan.  Ada lima langkah dalam proses ini, (a) mengidentifikasi isu, (b) menganalisis isu, (c), memastikan pilihan terbuka bagi perusahaan, (d) memulai rencana tindakan, dan (e) mengevaluasi hasil.

BAB 2

PRAKTIK PUBLIC RELATIONS

DALAM MENGEMAS PESAN KOMUNIKASI

2. 1   Pendahuluan

Ada lima kualifikasi atau persyaratan didalam menekuni dunia Public Relations, yakni :

a)      Kemampuan berkomunikasi

b)      Kemampuan mengorganisasikan

c)      Kemampuan membina relasi$3C/span>

d)     Memiliki kepribadian dan jujur

e)      Memiliki imajinasi kuat

Praktik PR dalam mengemas pesan komunikasi termasuk pada kategori kualifikasi kemampuan berkomunikasi, baik dalam lisan maupun tulisan. Secara sederhana komunikasi adalah proses penyampaian pengertian antar individu. Pada pokoknya, komunikasi adalah suatu perilaku, dimana sumber menyampaikan satu pesan kepada penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima. Didalam PR, komunikasi merupakan suatu proses yang mencakup pertukaran fakta, pandangan, dan gagasan diantara suat bisnis atau organisasi tanpa laba dengan publik-publiknya untuk mencapai saling pengertian. Ada tiga butir yang perlu dipertimbangkan : (1) komunikasi harus melibatkan dua orang atau lebih, (2) komunikasi merupakan pertukaran informasi yang bersifat dua arah, (3) mengandung pemahaman.

Komunikasi dikatakan efektif, jika suatu gagasan dapat berpindah dari benak seseorang kebenak orang lainnya. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetehui apa yang sedang dipikirkan oleh manajemen, dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan para karyawan. Kegagalan dalam komunikasi internal dapar menimbulkan problema polik. Komunikasi eksternal dari manajemenn dengan berbagai jenis publiknya juga memiliki masalah yang sama.

2. 2. Public Speaking (Pidato)

Salah satu keputusan yang harus diambil seseorang ketika merencanakan presentasi adalah memilih format pidato (public speaking). Format yang diperlukan meliputi :

a)      Membaca naskah yang dipersiapkan (manuskrip)

Metode ini memberikan kemanan bagi yang berpidato+ karena ia akan menghilangkan atau melupakan sebagian pesannya, namun sebagian orang harus membacanyab dengan suara yang cukup lantang, agar menghasilakan pidato yang benar-benar efektif. Pidato naskah yang efektif haruslah ditulis dengan gaya berbicara. Pembicara juga harus dapat mengucapkan pidato seolah-olah dia berbicara secara normal, bukan menghapal.

b)      Menyampaikan pidato yang dihapal terlebih dahulu (memoriter)

Dengan menghapal, penyampaian pidato akan lebih sering melakukan kontak mata dengan khalayaknya. Namun pidato ini mempunyai kerugian, misalnya, penyaji melihat umpan balik yang negatif dari khalayak dengan bentuk raut muka yang gelisah, pandangan mata yang aneh dan keinginan menentang gagasan. Hanya ahli pidato yang ulung yang dapat membuat pidato hapalan tampak wajar dan spontan.

c)      Menyampaikan pidato mendadak/spontan (impromtu)

Keuntungan ini adalah tdak harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk persiapan formal, jauh dari formalitas gaya berpidato, dan besarnya peluang untuk membangun kontak mata serta interaksi langsung dari khalayak. Hal-hal umum yang harus dilakukan pada pidato mendadak adalah :

1.      Mengantisipasi situasi à antisipasilah situasi ketika, ketika Anda dipersilahkan untuk berbicara.

2.      Menanggapi dengan yakin à pilihan apapun yang Anda pilih, bertindaklah dengan yakin an cobalah mempertahankan kesan profesional yang positif.

3.      Sajikan tesis lebih awal à menyajikan gagasan pokok lebih awal akan mengesankan, bahwa Anda yakin pada posisi Anda. Bersabarlah bila Anda merasa ragu.

4.      Menyajikan data-data pendukung à Anda akan lebih jelas dan lebih persuasif bila menyediakan data untuk menjelaskan, memperkuat, dan membuktikan gagasan Anda

5.      Jangan “menjemukan” undangan Anda untuk berbicara. Pembicara yang mendadak sering sering memulai pidato dengan permohonan maaf  yang menciptakan kesan pertama negatif. Ingatlah, jika Anda sudah diperingatkan mengenai tugas berpidato, sisihkan waktu untuk bersiap diri.

d)     Pidato tanpa teks (ekstempore)

Ketika Anda menyampaikan pidato tanpa teks, biasanya pembicara membaca dari storyboard atau dalam sketsa tertulis yang dibuat sebagai catatan saat berbicara. Pembicara dapat menggunakan kartu-kartu catatan atau kata kunci yang dapat digunakan flipchart yang membuat gagasan pokok yang bertindak sebagai “kartu catatan umum” untuk khalayak.

Lima tahapan bagaimana mempersiapakan pidato, adalah :

1)      Pertama perkirakan situasi pidato Anda dengan menuliskan (1) kapan pidato dilaksanakan, (2) dimana pidato dilaksakan, (3) siapa yang akan menjadi pendengarnya, (4) apakah topiknya, (5) bagaimana cara penyampaiannya, (6) mengapa piato perlu dilakukan.

2)      Kedua. Pilihlah materi atau bahan pembicaraan Anda.’

3)      Ketiga. Buatlah garis besar pidato Anda

4)      Keempat. Latihlah pidato yang telah dirumuskan. Cobalah membayangkan situasi dari pidato Anda seakurat mungkin

5)      Kelima. Periksalah tempat berpidato Anda sesaat sebelum pidato dimulai. Yakinkan bahwa yang Anda perlukan ada, dan carilah hal-hal yang dapat memgalihkan perhatian pendengar dari Anda. 

2. 3. Speech Writing

Sering kita temui, para pejabat pemerintahan, pemimpin perusahaan berpidato dengan membaca naskah. Naskah pidato yang dibacakan itu disusun oleh seseorang penyusun pidato (speech writer) yang khusus diangkat untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. oleh karena itu, pengetahuan dalam menyusun pidato sangatlah penting.

Dalam ilmu komunikasi, penulisan pidato termasuk dalam retorika. Dimana pengertian retorika secara sempit adalah seni bicara didepan umum atau publik. Sedangkan dalam pengertian luas, retorika tidak hanya merupakan seni bicara, tetapi juga seni menulis. Penguasaan bahasa dan seni penyusunannya menjadi teramat penting, karena bahasa yang digunakan harus mampu mengungkap pikiran dan perasaan.

Naskah pidato sudah tentu harus komunikatif, maka naskah pidato tersebut harus disusun secara konsepsional sistematis. Secara umum, susunan pidato sebaiknya terdiri dari empat bagian, yaitu :

1)      Pendahuluan

Fungsi dari bagian ini adalah untuk menyiapkan para hadirin secara psikologis mengenai hal atau masalah pokok yang akan dikemukakan. Suatu pidato akan membangkitkan perhatian para hadirin, apabila masalah yang ditampilkannya menyentuh kebutuhan dan kepentingannya. Berbagai cara dapat dilakukan untuk memikat perhatian para hadirin, yaitu :

a.       Menampilkan kutipan pendapat seorang ahli atau tokoh

b.      Mengajukan pertanyaan

c.    $26nbsp;  Menyajikan ilustrasi yang spesifik

d.      Memberikan fakta yang mengejutkan (surprise)

e.       Mengetahkan hal yang mengandung rasa insani (human interest)

f.       Mengemukakan hal yang ganjil.

Pelaksanaan penyusunannya harus disesuaikan dengan topik atau tema pidato serta “kerangka acuan” hadirin, dimana kerangka acuan ini merupakan perpaduan dari nial-nilai yang menyangkut usia, jenis kelamin, status marital, status sosial, pendidikan. Agama, ideologi, dll. 

2)      Penampilan masalah

Penampilan pokok pembahasan perlu diberi ilustrasi yang relevan. Ilustrasi tersebut diperkuat dengan ungkapan-ungkapan yang menyengat, sehingga para hadirin merasa teriakt dengan tema yang dikemukakan. Paad akhirnya hadirin juga merasa bahwa tema itu penting bagi masyarakat dan negara.

3)      Penegasan argumentatif

Berfungsi memberikan penegasan disertai pengunkapan mengenai cara melaksanaknnya atau mencari cara jalan keluar dari permasalahan yang dijumpai.

4)      Kesimpulan

Bagian ini harus singkat, sederhana, dan merupakan kebulatan dari seluruh isi pidato. Sehingga ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam hal ini :

a.       Jangan menampilkan fakta baru

b.      Jangan menggunakan kata-kata konotatif

c.       Jangan membuat antiklimaks.

Untuk menutup pidato hendaknya disusun dengan bebrapa kalimata yang mampu menimbulkan kesan yang lama dan tertinggal dalam ingatan hadirin. Dapat dilakukan dengan cara :

a.       Menyajikan peribahasa

b.      Menampilkan kutipan dari kitab suci

c.       Menyatakan pujian kepada hadirin

2. 4.  Presentasi

Presentasi merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal. Presentasi disajikan dalam suatu lingkung`n bisnis pada khlayak yang relatif homogen dari berbagai tingkatan. Presentasi ini berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Berbagai alat bantu multimedia dapat digunakan secara khusus melalui metode penyampaian yang interaktif (yaitu sumber dan penerima berinteraksi secara verbal). Melalui siakp yang sangat efektif, penyaji diharapkan dapat memanfaatkab semua dumber daya manusia dan sumber daya fisik yang tersedia untuk memaksimalkan peluang keberhasilan.

Presentasi yang berhasil memerlukan perencanaan yang cermat. Setiap presentasi baik itu pendek maupun panjang, memerlukan pendahuluan dan kesimpulan. Pada bagian awal, pembicara mennyampaikan pendahuluan pesan dan mengakaji pesan pada bagian akhir. Pendahuluan yang tepat, singkat, kuat dan baik merupakan hal kritis untuk menyusun nada yang positif. Disamping itu, jalan keluar yang ringkas tetapi mengejutkan sama pentingnya untuk memperoleh dukungan khlayak.

Sedangkan tujuan utama dari kesimpulan adalah untuk memfokuskan kembali perhatian penyimak kepada pesan. Kesimpulan sebagaian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut, yaitu :

a.       Meringkas hal-hal utama

b.      Memusatkan tema dan tujuan Anda

c.       Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan

d.      Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak

e.       Mempersilahkan pengajuan pertanyaan.

Setelah meringkas hal-hal utama, Anda harus memperkuat inti materi presentasi, sehingga penyimak memahami apa yang Anda minta untuk didukung. Sebagian besar materi presentasi dibuat atas tanggapan terhadap suatu masalah khusus. Dalam hal ini, penting juga bagi Anda untuk menarik perhatian pendengar. Banyak cara yang bisa dilakukan untuk menarik perhatian para pendengar, seperti menciptakan keakraban dengan para pendengar dan bisa juga dilakukan dengan memberrikan humor disela-sela presentasi, namun presentasi tetap berjalan serius.

2. 5.  Meeting (Rapat)

Ketika rapat diadakan, penting bagi kita untuk merencanakan rapat dengan efektif. Merencanakan rapat yang efektif dimulai dengan menentukan tujuan rapat. Dengan menentukan tujuan rapat, Anda dapat mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dalam rapat tersebut.

Bagaimana memimpin rapat yang baik? Rapat adalah bagian penting dalam proses kerja. Tugas pemimpin rapat adalah membuat suasana yang kondusif (membangun) bagi terciptanya ide gemilang. Terdapat beberapa hal yang layak diperhatikan utnuk menjadi pemimpin rapat yang baik :

1.      Jangan bersaing dengan anggota rapat dalam menyampaiakn ide/pendapat.

2.      Dengarkan dengan seksama semua pendapat. Koreksi atau luruskan pendapat yang menyimpang dengan cara yang halus dan jangan menghakimi pendapat seseorang.

3.      Jangan biarkan satu pihak dalam kondisi terdesak. Segera lakukan tindakan penyelamatan

4.      Kontrol peserta rapat yang dominan tanpa mengasingkannya

5.      Sadarilah, bhwa minat dan subjektivitas Anda dapat mempengaruhi yang lain

6.      Pastikan semuapeserta rapat memahami topik yang sedang dibahas dan apa yang diharapkan dari mereka

7.      Tanyakan anggota rapat yang memiliki masalah dengan tugasnys untuk memastikan, apakah masalah itu pantas dibahas atau apakah solusi yang ditawarkan memuaskan

8.      Berikan giliran memimpin rapat pada yang lain.

2. 6.  Kampanye Public Relations

Ada beberapa jenis kegiatan kampanye Public Relations :

1.      Kampanye Public Relation untuk Tata Tertib Berlalu Lintas

2.      Kampanye Humas untuk Menyantuni Penyandang Cacat

3.      Kampanye Humas untuk Perilaku Berobat

4.      Kampanye Humas Pemberantasan Buta Huruf

2. 7.  Bauran Public Relations (PR Mix)

Bauran PR, jika dijabarkan secara rinci dalam korelasi komponen utama oeranan public relatuon adalah sebagai berikut :

1.      Publications (publikasi dan publisitas)

2.      Events (Penyusunan Program Acara)

a.       Calender Events

b.      Special Events

c.       Moment Events

3.      News ( Menciptakan Berita)

4.      Community Involvement (Kepedulian terhadap Komuintas)

5.      Inform or Image (Memberitahukan atau meraih citra)

6.      Lobbying and negotiating (Pendekatan dan Bernegoisasi)

7.      Social Responbility (Tanggung jawab sosial)

2.8.  Bauran Komunikasi (Communication Mix)

Komponen komunikasi secara fungsional, unsur utamanya adalah :

Who says                                   (siapa mengatakan)     : komunikator

Says what                                  (mengatakan apa)     $3B   : pesan (message)

In which channel                       (melalui saluran apa)   : media

To whom                                   (kepada siapa)             : komunikan

With what effect                       (dengan efek apa)       : efek dan dampak

               Peranan kampanye Public Relations (PR campaign) adalah sebagain berikut :

a.       Sebagai komunikator

Peblic relations harus memiliki memampuan bertindak sebagai berikut :

1.      Creator, yaitu orang yang memiliki kreativitas dan pencipta ide/gagasan cemerlang dalam berkomunikasi

2.      Conseptor, orang yang memiliki kemampuan penyusunan program kerja public relations, khususnya dalam berkampanya

3.      Problem solver, orang yang mampu mengatasi permasalahan yang dihadapinya, dinamis, proaktif, dan solutif dalam menjalankan peran public relations, khususnya dalam mengatasi gangguan

b.      Pesan merupakan sesuatu yang perlu disampaikan kepada para pendengar.

c.       Media merupakan sarana untuk menyampaikn pesan antara komunkator dan komunikannya. Media dapat dibagi menjadi :

1.      Media umum à surat menyurat, bertelepon, faximile dan telegraf

2.      Media massa à media cetak dan media elektronik

3.      Media khusus à iklan, logo perusahaan

4.      Media internal à house journal, printed materials, spoken and visual word, dan media pertemuan

d.      Komunikan adalah publik yang menjadi sasaran dalam berkomunikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

e.       Efek adalah reaksi setelah proses komunikasi tersebi=ut berlangsung. Efek ini bisa berupa umpan balik positif dan negatif. Terdapat tiga publik yang memberikan respons terhadapa pesan yang disampaiakn oleh komunikator dalam melaksanakan kampanye, adalah :

1.      Kelompok penentang

2.      Kelompok yang memihak atau proposan

3.      Kelompok yang tidak peduli

2. 9.   Public Relations dan Iklan

Orientasi Public Relations dan Ikaln. Para praktisi periklanan berorientasi pada penjualan atau pemasaran. Payung mereka adalah pemasaran dan objective mereka diturunkan dari objective pemasaran, yakni customer satisfaction atau kepuasan konsumen yang diukur dengan meningktnya penjualan. Bagi mereka, iklan dan PR adalah alat bagi kegiatan pemasaran untuk mempromosikan produk perusahaan.

Sedangkan para praktisi PR, mengacu pada komunikasi atau PR sendiri sebagai payungnya. Mereka menggunakan konsep komunikasi untuk ditujukan kepada berbagai khalayak sasaran publik yang disebut stakeholders, mereka menganggap pemasaran dan iklan sebagai alat PR untuk memelihara hubungan antara perusahaan dengan konsumen/calon konsumen

2.10. Media Public Relations (House Journal)

Merupakan media komunikasi yang beredar dan diterbitkan untuk kalangan sendiri/tertentu. Menurut Frank Jefkins, ada lima bentuk House Journal, yaitu :

1.      The sales bulletin adalah media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan salesmannya dilapangan, buletin ini terbit secara mingguan.

2.      The newsletter yang berisi pokok-pokok berita utama yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk

3.      The magazine berisikan tilisan Feature, artikel, gambar dan foto yang diterbitkan setiap bulan atau triwulan

4.      The tabloid newspaper berisikan pokok-pokok bertita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi yang diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan Public Relations  dalam pembuatan House Journal, yaitu :

a.       Pembaca

b.      Jumlah kertas/ quantity (eksemplar, tiras/oplah)

c.       Frequency (waktu terbit/edisi)

d.      Policy (kebijakan redaksi)

e.       Title (nama House Journal)

f.          Proses Percetakan

g.      Style (foemat/gaya/bentuk)

h.      Free issue or cover price

i.           Advertisement (iklan)

j.          Distribution (sirkulasi)

2.11. Brosur atau Selebaran

Pembuatan brosur/selebaran dilakuakn atas dasar :

a.       Audiens yang dituju

b.      Menggunakan promosi

c.       Melalui Pos

d.      Penggunaan tenaga penjual

e.       Lampiran

f.          Penyebaran di Pameran Dagang

2.12. Press Release (Siaran Pers)

Press Release merupakan kegiatan penulisan yang paling banyak dilakukan oleh praktisi PR untuk publikasi melalui media massa cetak (surat kabar dan majalah) dan media massa (tv dan radio).

Penulisan Press Release layak  untuk dimuat apabila cara penulisannya seperti halnya wartwan menulis berita langsung dengan gaya piramida terbalik. Dimulai dengan membuat load/teras berita/kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi?., Where: dimana terjadinya?., When: kapanperistiwa tersebut terjad?., Who: siapa yang terlibat didalamnya?., Why? Mengapa peristiwa tersebut terjadi?.,How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut? )

2.13. Features (Karangan Khas/Tuturan)

Sama halnya dengan press release, namun isinya lebih kuat, yakni berupa penyampaian informasi yang perlu diketahui masyarakat, dan bukan promosi. Biasanya features ini diterbitkan setahun dua kali. Karangan khas/tuturan biasanya dibuat lebih dari satu, namun isinya berkaitan satu sama lain. Maksudnya agar redaksi bisa memilih mana yang lebih cocok dan pas untuk penerbitannya. Setiap features dilengkapi dengan ilustrasi, baik chart, grafik, figure, gambar/foto.

Features disusun seperti kerucut terbalik, yang terdiri atas Lead yang berisi hal-hal penting dan berguna untuk mengarahkan perhatian pembaca pada tema/topik yang dibahas. Jembatan bertugas sebagai perantara antara lead dan tubuh. Jembatan ,masih terkait dengan lead tetapi sudah masuk ketubuh tulisan, ia semata-mata melukiskan identitas dan situasi dari hal yang akan dituturkan nanti  ,tubuh dan penutup. Tubuh features berisi situasi dan proses, disertai penjelasan yang mendalam tentang mengapa dan bagaimananya. Penutup features berupa alinea berisi pesan yang mengesankan. 

Untuk membedakan features dalam arti sempit dengan tulisan lainnya adalah:

§ Beda dengan tajuk rencana : Features tidak terlalu langsung dalam mengajukan argumen, melainkan denagn menggunakan contoh-contoh, pelukisan suasana, meminjam pernyataan-pernyatan pihak yang bertanggungjawa dan lebih panjang. Sedangkan tajuk rencana lebih rasional, pendek serta hangat

§ Beda dengan cerita pendek : Features berdasarkan fakta sebagai nilai jurnalistik. Sedangkan cerita pendek lebih ke fiksi

2.14. Penulisan Artikel

Artikel adalah sebuah tulisan yang isinya fakta berikut masalah (yang tidak hanya satu tetapi beberapa sekaligus yang saling terkait), diikuti pendirian subjektif yang disertai aegumentasi berdasarkan teori keilmuan dsan bukti berupa data statistik yangn mendukung pendirian itu. Tulisan artikel tidak mempunyai struktur. Penulis bebas menuangkan masalah yang sedang dibahasnya, serta kemudian menyambungnya dengan pendiriannya yang subyektif, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan isinya. Penulisan artikel dan opini hendaknya dimiliki oleh seorang public relations.

2.15. Penulisan Surat atau Komentar Pembaca

Untuk memlihara  citra positif suatu perusahaan dimata publiknya, bagian humas/public relations suatu perusahaan akan selalu memantau umpan balik publik, yang kemungkinan besar akan ditulis dimedia massa cetak dalam bentuk surat pembaca atau komentar pembaca disurat kabar atau majalah.

Dalam menanggapi surat pembaca atau komentar pembaca itu, pelajarilah dengan seksama, apa makna atau pokok yang terkandung dalam surat pembaca itu. Setelah itu kumpulkan data dan konfirmasi kepada bagian fungsi manajemen yang terkait dalam masalah itu, agar jawaban yang dibuat lebih komprehensif, dan bisa menetralisir opini publik yang cenderung negatif. Bila perlu sebelum surat pembaca itu dibuat, apakah tidak sebaiknya kita memanggil terlebih dahulu penulis surat pembaca itu? Ajak berdialog, dengan pendekatan persuasif, maka terjadi pengertian antara penulis surat pembaca dengan perusahaan. Setelah itu ia dimohon untuk menetralisir apa yang telah ia ungkapkan sebelumnya. Dengan pendekatan seperti ini citra positif perusahaan akan tetap terjaga karena orang yang bersangkutan pula yang menetralisir opini sebelumnya.

Bilamana tidak memungkinkan dengan cara itu, tulislah jawaban surat pembaca dengan penuh simpatik dan tidak emosional, kendati surat pembaca itu terkesan emosional. Berilah solusi dengan tuturan yang menggugah si pembuat surat pembaca. Cara simpatik ini harus dimiliki oleh bagian humas dalam menetralisir opini yang ada dalam surat pembaca.

BAB 3

PUBLIC RELATIONS. MEDIA MASSA DAN PRAKTIK LAINNYA

3.1  Public Relations dan Media Massa

Public Relations (PR) dan mitranya media massa atau pers tiadk dapat dipisahkan satu sama lainnya, dimana kedua profesi ini memiliki sinergi yang positif. PR sebagai sumber berita bagi pers. Sedangkan pers berfungsi sebagai sarana publisitas bagi PR agar perusahaan dan komunikator lebih dikenla oleh publik/masyarakat, karena adanya pemberitaan pers.

Kedua profesi ini harus saling memiliki kepercayaan, bahwa PR bukan menjadi bulan-bulanan pemberitaan pers. Begitupun pers tidak boleh diperalat oleh pers, sehingga memuat kebohongan publik. Banyak sekali kegiatan PR yang berhubungan dengan pers, diantaranya adalah :

3.1.1. Wawancara Pers

Menghadapi suatu wawancara pers, pihak yangn diwawancarai perlu memperhatikan enam hal yang dapat dijadikan pegangan pokok, yaitu :

a.       Menjawab pertanyaan-pertanyaan dari wartawan dengan semestinya, kecuali yang bersifat rahasia

b.      Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record

c.       Kepada pers hendaknya diberikan uraian pelengkap atau background material guna melengakapi suatu penulisan artikel

d.      Hendaknya selalu terbuka bagi kunjungan-kunjungan wartawan

e.       Sangat berfaedah, bila kita menyediakan ruangan untuk pertemuan dengan wartawan yang dilengkapi dengan mesin ketik, komputer, kertas, dan alat tulis lainnya.

f.          Press sservice yang baik dapat menjamin hubungan yang baik antara instansi/lembaga yang bersangkutan dengan pihak pers. Jalinan yang baik ini memperlancar arus informasi melalui media massa.

Pedoman-pedoman umum (Golden Rules) dari wawancara itu misalnya :

a.       Persiapkan diri sebaik-baiknya. Ketahui sebanyak mungkin tentang hobby, latar belakang, karier, pekerjaan, dan sebagainya dari orang yang akan kita wawancarai

b.      Persiapkan pertanyaan yang akan diajukan dalam urutan-urutan yang sistematis

c.       Pendekatan diri. Tidak langsung ketemu menanyakan masalah, tetapi bawalah dulu percakapan ke arah titik-titik yang menjadi perhatian orang yang akan diwawancarai

d.      Hindarkan berbicara terlalu banya, apalagi mengemukakan pendapat, saran, atau usul. Karena kita hanyalah orang yang bertanya

e.       Menjalin hubungan yang akrab dengan orang yang akan diwawancarai dan membuat suasana percakapan menjadi rileks, santai namun tetap sopan

f.          Pertanyaan langsung pada sasaran, tidak bertele-tele

g.      Hindarilah penggunaan catatan

h.      Perhatikan hal-hal baru

i.           Bertanyalah apabila ada istilah yang meragukan Anda

j.           Ingatlah, banyak rekan Anda yang juga ingin bertanya

k.      Ingatlah akan wakti

l.           Perhatikan jawaban-jawaban yang off the record.

3.1.2. Konferensi Pers

Konferensi pers adalah kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog dengan materi yang telah disiapkan denga matang oleh PR. Sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang.

Tujuan dari konferensi pers adalah :

1.      Menyebarkan imformasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan

2.      Menetralisir atau membantah berita yang tidak benar tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk, dll

3.      Meningkatkan image (citra)

4.      Membina hubungan secara langsung dengan pers.

Persiapan konferensi pers antara lain :

1.      Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan

2.      Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi. Apakah ada wartawan yang bisa hadir dalam konferensi pers tersebut

3.      Membuat press release tentang topik yang akan disampaikan kepada pers dalam konferensi pers

4.      Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers, yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan itu

5.      Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan yang diundang

6.      Ruangan yang akan digunakan untuk konferensi pers dilengkapi dengan media seperti LCD, video, komputer dll

7.      Menyiapakan konsumsi yang diperlukan

8.      Menyediakan souvenir untuk kalangan pers

9.      Membuat daftar hadir/ buku tamu khusus untuk wartawan

10.  Mengatur waktu konferensi pers dengan cermat, ringkas, padat, jelas dan terarah

11.  Bilamana ada pertanyaan dalam konferensi pers diluar topik, atau bahkan diluar bidang kita. Maka perlu untuk tetap dijawab

12.  Tetap melayani dengan baik bila ada wartawan yang datang tanpa undangan

Sikap dan perilaku PR dalam menghadapi wartawan baik dalam konferensi pers maupun kegiatan sehari-hari sebaiknya :

1.      Selalt menerima dan menampung dahulu apa yang diinginkan oleh wartawan

2.      Tidak ragu, curiga atau takut kendati ada masalah dalam perusahaan yang bisa menjadi konsumsi pers

3.      Bersikap dan berperilaku wajar serta ramah

4.      Komunikatif dan informatif

5.      Menjaga kata-kata dan ucapan yang terlontar dari mulut kita

6.      Menyelesaikan permasalahan dengan kepala dingin

Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers adalah :

a.       Tujuan. Harus ada tujuan yang jelas mengapa diadakannya konferensi pers tersebut

b.      Tanggal pelaksanaan. Memilih tanggal yang tepat, agar para undangan dapat menyesuaikan dengan jadwal mereka

c.       Tempat penyelenggaraan, dipilh tempat yang strategis, fasilitas lengkap

d.      Daftar tamu.

e.       Undangan ditujukan pada lembaga pers itu sendiri, menyebutkan apakah ada kostum khusus dalam acara konferensi pers tersebut

f.          Paket pers, menyediakan segala informasi yang akan disampaikan dalam bentuk paket

g.      Katering/konsumsi, jenisnya disesuaiakn dan jangan membuat undangan repot untuk memakannya

h.      Memberikan souvenir/kenang-kenangan

i.           Pengelolaan acara

3.1.3. Special Events (Kegiatan Khusus Dalam Humas)

Special events adalh suatu peristiwa istimewa atau khas yang tengah berlangsung, dan dirancang khusus dalam program acara kehumasan yang dikaitkan dengan event tertentu.

Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special events), humas harus mampu menarik perhatian dari publik terhadap perusahaan atau produk tertentu. Yang pada akhirnya kegiatan ini dapat menciptakan image (citra) positif dari masyarakat/publik sebagai terget sasarannya.

Bentuk special events antara lain : Festival, Parade, Fair, Seminar dan Open House. Sedangkan events yang dikenal dalam aktivitas kehumasan, misalnya :

a.        Calendar of events, yaitu acara rutin yang dilaksanakan secara periodik, berulang-ulang, dan diselenggarakan sepanjang tahun kalender

b.      Momentum events, yaitu acara yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen-momen tertentu diluar acara rutin tersebut. misalnya peluncuran produk baru.

Kategori peristiwa khusus (special events) adalah :

a.       Acara suatu peresmian

b.      Acara peringatan tertentu

c.       Acara komersial dan non komersial

Hal-hal yang mendukung suksesnya dalam pelaksanaan special events adalah:

a.       Penyusunan jadwal

b.      Personel yang terkait

c.       Tujuan dari special events

3.1.4. Pameran sebagi salah satu Special Events

 Pameran adalah kegiatan yang menujukkan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan yang dimiliki. Pameran itu efektif karena publik dapat menyaksikan peragaan produksi barang atau benda tertentu, dapat bertanya, dan mencobanya.

Klasifikasi pameran berdasarkan jenisnya :

1.      Pameran barang

2.      Pameran kegiatan/jasa

Berdasarkan sifatnya :

1.      Pameran khusus

2.      Pameran bersama

3.      Pameran umum

Berdasarkan lingkup geografis

1.      Pameran lokal

2.      Pameran nasional

3.      Pameran internasional

Perencanaan Menyelenggarakan Pameran :

a.    Menentukan tema

b.    Mengadakan penelaahan,seperti tempat, fasilitas, situasi, dana penunjang atau sponshorsip

c.    Menentukan kontraktor

d.   Menetapkan jenis barang

e.    Menentukan personel

f.     Mempersiapkan bahan berupa tulisan

3.2.  Kegiatan Public Relations Lainnya

3.2.1. Lobi dan Negoisasi

Lobi. Dahulu bila para pengusaha akan mengadakan pertemuan dagang atau membicarakan peluang bisnisnya mereka melakukannya dilobi hotel. Kini, lobi tidak hanya untuk urusan bisnis/dagang saja, tetapi semua pendekatan awal yang menjurus pada keuntungan kedua belah pihak, juga disebut dengan lobi.

Komunikasi yang baik dalam lobi mencakup :

a.    Mengetahui dengan tepat apa yang dikatakan

b.    Mampu merebut perhatian dari pendengar

c.    Mampu membuat dan mempertahankan hubungan baik

d.   Mengetahui apa yang disukai dan diminati oleh pendengar

e.    Mengetahui dimana dan kapan memulai komunikasi

f.     Mampu menjadi pendengar yang baik

g.    Dapat mengerti dengan jelas dan benar semua pesan yang diterima

h.    Mengetahui kapan menghentikan pembicaraan atau komunikasi

Strategi pendekatan Lobi :

1.    Kenali objek yang dituju, sehingga mengetahui betul seluk beluk objek yang akan dituju

2.    Mempersiapkan informasi dan bahan yang akan disampaikan

3.    Persiapan diri

4.    Berupaya menarik perhatian pendengar

5.    Sajikan pengiriman pesan denagn jelas, agar dapat diterima dengan jelas oleh pendengar

6.    Usahakan dapat memberikan kesan yang menyenangkan

Tips praktis dalam Lobi :

a.    Satu sendok makan “percaya diri”

b.    Satu genggam “informasi mengenai sasaran”

c.    Satu sendok makan “sopan santun”

d.   Satu mangkuk penuh “pengetahuan tentang apa yang disampaikan”

Aduklah hingga masak didalam cairan “kemampuan berkomunikasi” dan sajikan panas-panas menjadi satu masakan lezat yang bernama Lobbying atau Approaching (pendekatan yang berhasil).

Negoisasi. Proses negoisasi selalu melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama disebut negosiator atau pemrakarsa negoisasi. Pihak kedua disebut adversary, atau lawan dalam negoisasi.

Karakteristik negosiator :

a.    Golongan senang bersaing dan ingin selalu menang dalam segala hal (pressure group) à dalam menghadapi golongan seperti ini adalah (a) menarik perhatian mereka bahwa ada dua jalan untuk mendapatkan apa yang diinginkan, yakni dengan jalan pertukaran adn persetujuan. (b) kita mempunyai pilihan yang bersifat mengimbangi atau melawan mereka. Sehingga dalam berkomunikasi dengan mereka, hendaknya memperhatikan hal ini :

§  Berbicara lebih tenang, pelan, dan memberi kesempatan interipsi

§  Menanggapi dengan dingin segala tindakan, walaupun tindakan mereka negatif, usahakan mendapatkan titik temu

§  Mempertahankan prinsip pemecahan masalah dengan persetujuan/pertukaran

§  Tidak membantah kesalahan, apabila memang telah terjadi kesalahan

b. &nbrp;  Cooperative Group à memandang negoisasi adlam hubungannya dengan tujuan jangka panjang. Mereka mencari keberhasilan dengan kerja sama. Mereka percaya akan keuntungan kedua belah pihak.

Dalam melaksanakan negoisasi ada beberapa teknik yang dapat dijadikan pedoman, diantaranya adalah :

1.    Teknik mengulur waktu (push-push-pull) à kunci keberhasilan teknik ini adalah pengetahuan akan sasaran yang akan dicapai dan aspek mana yang akan dilepaskan, melaksanakan negoisasi dengan suasana akrab.

2.    Teknik mengalah untuk menang (lose-win) à negoisator mengorbankan butir-butir masalah yang lemah dan mempertahankan yang kuat

3.    Teknik membagi perbedaan (split of difference) à teknik ini hanya berlaku untuk perundingan harga

4.    Teknik saling mendukung (piggiback) à menyelesaikan satu butir masalah negoisasi untuk memenangkan butir masalah berikutnya.

Hal-hal yang harus disiapkan dalam negoisasi adalah :

a)    Melakukan analisis diri pribadi (SWOT Analysis), agar ada rasa percaya diri.

b)   Kemampuan berkomunikasi efektif

c)    Penguasaan materi negoisasi dan membuat urutan0urutan butir masalah sesuai dengan skala prioritas

d)   Usaha untuk mendapatkan infomasi dan data dari edversary maupun perusahaan yang diwakilinya melalui lobi  yang dilaksanakan sebelumnya atau dari pihak ketiga.

e)    Sasaran yang akan ducapai

f)    Menyiapkan strategi negoisasi dengan menentukan waktu, tempat dan taktik yang akan digunakan

g)   Menyelesaikan terlebih dahulu apabila ada masalah internal

Pelaksanaan Negoisasi yaitu saat dilaksanakannya proses negoisasi dari awal sampai penutupan :

1.    Pembukaan (opening) dimulai dari dengan perkenalan, dan mencitakan suasana yang bersahabat. Pembicaraan diawali dengan masalh umum, kemudian disusul dengan agenda serta butir-butir masalah yang akan diselesaikan

2.    Mengatasi konflik

3.    Menutup negoisasi dan rencana tindak lanjut

Beberapa trik negoisasio diantaranya :

a)    Setiap pembicaraan harus dilakukan dengan penuh kesungguhan hati, sehingga akan membawa suatu dampak positif terhadap hasil yang dicapai

b)   Etika negoisasi menegaskan, bahwa orang tidak bisa menerima perundingan yang basa-basi, meski dengan tujuan untuk sekedar memberi harapan

c)    Dalam negoisasi yang harus dicapai adalah kesepakatan kerja yang saling menguntungkan

d)   Semakin piawai seorang pengusaha menghubungkan satu kepentingan dengan kepentingan lain, satu pihak dengan pihak lain, maka akan semakin sukseslah dia.

3.2.2. Evaluasi Public Relations

Secara garis besar evaluasi program Public Relation dapat dibeadkan menjadi dua, yaitu evaluasi proses dan evaluasi hasil. Evaluasi proses berkaitan dengan usaha-usaha untuk mengetahui apakah program-program PR telah dikelola dengan baik, berkesinambungan, dan efektif. Sedangkan evaluasi hasil berkaitan dengan usaha-uasaha untuk mengetahui apakah dampak atau hasil yang ditimbulkan oleh program-program PR yang telah dijalankan.

Tujuh kategori dasar evaluasi sebagai patokan dalam melihat sukses dan efektifitas program PR, yakni :

1.    Goal achievement (pencapaian sasaran)

2.    Measurement of improvement (pengukuran kemajuan)

3.    Measurement results (pengukuran hasil)

4.    Cost efficiency (efisiensi biaya)

5.    Organizational change (perubahan organisasi)

6.    Unplanned effect (efek yang tak terencana)

7.    Unarticulated hopes (harapan-harapan tak terartikulasi)

Proses dan Tahap Evaluasi:

1.    Specify objectives à membuat rumusan tujuan program yang spesifik dan dapat diukur

2.    Measures the objectives à melakukakn pengukuran efek yang sudah dicapai dari program yang sudah dijalankan

3.    Collect and analyze data à melakukan pengumpulan data dan mengukur efek yang dihasilkan sampel terpilih pada publik sasaran yang telah ditetapkan

4.    Report the results to decision maker à menulis laporan tentang hasil program kepada pengambil keputusan

5.    Apply the results to decision à setiap program harus ditetapkan pada pengambilan keputusan.

3.2.3. Marketing and PR is a new Partnership

PR dapat menjadi efektif menopang fungsi marketing, jika terlebih dahulu diperjelas dalam perencanaan marketing. Masuknya bidang PR ke dalam marketing karena peningkatan kebuthan dan minat konsumen, harga semakin kompetitif. Sehingga perlu memperluas distribusi dan banyaknya promosi dari produk/jasa sejenis.

PR digunakan dalam perencanaan marketing untuk mencapai sujumlah sasaran :

1)   Membantu perusahaan dan nama produk agar lebih terkenal

2)   Membantu mengenalkan produk baru atau peningkatan produk

3)   Membantu meningkatkan suatu prosuk life style, seperti menyempurnakan iklan dan promosi penjualan dengan menambah informasi baru

4)   Mencari pengsa pasar b`ru dan memperluas keberadaanya

5)   Memantapakan semua citra yang positif bagi produk dan usahanya

BAB 4

PRAKTIK PUBLIC RELATIONS

DALAM MEMAHAMI PUBLIK

4.1.  Public dalam Public Relations

Publik itu disebut juga dengan stakeholder, yakni kumpulan orang-orang atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Unsur-unsur dari stakeholder, antara lain :

1)   Pemegang saham

2)   Karyawan dan manajemen

3)   Keluarga karyawan

4)   Kreditor

5)   Konsumen

6)   Pemasok

7)   Komunitas

8)   Pemerintah

1. Publik internal dan Publik Eksternal

Publik internal adalah publik yang ada didalam perusahaan. Misalnya, karyawan, supervisor, manajer, pemegang saham, dan sebagainya. Sedangkan publik eksternal adalah mereka orang luar perusahaan namun mempunyai kepentingan dengan perusahaan. Misal: penyalur, pemasok, bank, pemerintah, komunitas, dan sebagainya.

2. Publik Primer, Sekunder dan Marjinal
Mereka yang dianggap paling penting dianggap publik primer, yang kurang penting disebut publik sekunder, dan yang terabaikan adalah publik marjinal

3. Publik Tradisional dan Publik Masa Depan

Karyawan dan konsumen adalah publik tradisional. Sedangkan mahasiswa, peneliti, konsumen potensial, pejabat pemerintah adalah publik masa depan

4. proponents, opponents, dan uncommited

Diantara publik ada kelompok yang menentang perusahaan (Oppenents). Yang memihak (Proponents), dan ada yang tidak peduli (Uncommited)

5. Silent Majority dan Vocal Minority

Publik penulis di surat kabar umumnya adalah The vocal minority, yaitu aktif menyuarakan pendapatnya, ,namun jumlahnya tak banyak. Sedangkan, mayoritas pembaca adalah pasif, sehingga tak kelihatan suara atau pendapatnya

4.2. Menggalang Opini Publik Positif

     Istilah opini publik berasal dari public opinion (bahasa Inggris), yang kemudian diterjemahkan menjadi istilah pendapat umum. Public relations yang menyangkut pendapat umum (opini publik) tersebut merupakan aspek yang penting untuk keberhasilan menciptakan opini publik positif dan pada akhirnya akan tercipat suatu citra yang baik bagi lembaga atau organisasi yang menjadi tanggung jawabnya.

Dalam praktik kehumasan, menciptakan opini publik ada tiga cara, yaitu :

a.       Tekanan (pressure)

Cara ini lebih banyak menggunakan pengaruh, baik secara individu yang mempunyai kewenangan, kewibawaan, atau kharisma pribadi berdasarkan kekuasaan jabatan tertentu.

b.      Membeli (buying)

Cara ini lebih dilakukan dengan cara membeli suara alias menyogok dengan sejumlah uang agar bisa memperoleh dukungan.

c.       Bujukan/persuasi (persuasive)

Dilakukan dengan cara :

§  Teknik persuasi untuk mengubah opini publik yang bermusuhan dengan cara minimal “menetralisir”, bahkan bila perlu direkayasa menjadi opini publik yang menguntungkan melalui PR campaign atau The PR transfer process

§  Membujuk untuk mengkristalisasi opini publik yang belum terbentuk atau opini publik yang mempunayai potensi, tapi masih laten

§  Membujuk agar opini publik yang sudah menguntungkan diupayakan tetap bertahan.

Peranan Public Relations dalam membentuk opini publik adalah (1) membentuk dan merekayasa opini publik, (2) menggalang opini yang sudah ada dan mempertahankannya. Proses terjadinya opini publik, selalu mengikuti empat pola atau tahapan sebagai berikut :

1)      Menganngkat ke permukaan suatu isu melalui agenda setting bekerja sama dengan pihak pers, dan public relations bertindak sebagai power maker atau news maker dan bertindak sebagai sumber berita

2)      Melemparkan isu atau topik tersebut, kemudian diperdebatkan dan diupayakan mencari jalan keluar atau pemecahannya

3)      Mengarahkan atau menggiring isu atau topik tersebut ke arah pemecahan yang dapat diterima oleh umum (publik).

4)      Opini tersebut terhadap isu yang diangkat ke permukaan akan mempunyai akibat, yaitu bisa berupa positif maupun negatif. 

4.3.  Pencapaian Citra Positif

Citra adalah tujuan utama, dan sekaligus merupakan hasil yang hendak dicapai oleh seorang yang bekerja didunia Humas atau Public Relations. Penegertian citra sendiri itu abstrak (intangible) dan tidak dapat diukur scara sistematis, tetapi wujudnyaa dapat kita rasakan dari hasil penilaian baik atau buruk yang khususnya datang dari masyarakat luas pada umumnya.

Penilaian atau tanggapan masyarakat tersebut dapat berkaitan dengan timbulnya rasa hormat (respek), kesan-kesan yang baik dan menguntungkan terhadapa suatu citra lembaga/organisasai atau prosuk/jasa pelayanannya yang diwakili oleh seorang pihak Humas/Public Relations. Landasan citra berakar dari “nilai kepercayaan” yang konkretnya diberikan secara individual, dan merupakan pandangan atau persepsi, serta terjadinya proses akumulasi dari amana kepercayaan yang telah diberikan oleh individu-individu tersebut akan mengalami suatu proses, yang cepat atau lambat akan membentuk suatu opini piblik yang lebih luas dan abstrak, inilah yang sering dinamakan abstrak.

Telah banyak dibuktikan pada pengalaman praktik PR/Humas dilapangan, begitu citra dan kepercayaan msyarakat sudah terganggu atau mengalami suatu krisis, maka pihak pejabat Humas/PR tersebut akan mengalami risiko yang cukup berat.

Citra adalah realitas. Oleh karena itu, jika komunikasi pasar tidak cocok dengan relitas, secara normal realitas akan menang. Periklanan yang dibuat tanpa didasarkan pada realitas hanya akan menciptakan harapan yang lebih tinggi daripada kenyataan yang dirasakan. Akibatnya, ketidakpuasan akan muncul dan akhirnya komsumen mempunyai persepsi yang buruk terhadap citra perusahaan.

Jika masalah citra adalah masalah yang nhyata, hanya tindakan nyata pulalah yang akan menolong. Masalah-maslah nyata yangb berkaitan dengan kinerja organisasi, yaitu kualitas teknis atau fungsionallah yang sebenarnya penyebab masalah citra. Citra akan menjadi baik ketika konsumen mempunayi pengalaman yang cukup dengan relitas baru.

Empat peran citra bagi organisasi.

1.      Citra menceritakan harapan. Citra mempunyai dampak pada adanya harapan.

2.      Citra sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada kegiatan perusahaan

3.      Cita adalah fungsi dari pengalamn konsumen dan juga harapan konsumen.

4.      Citra mempunyai pengaruh penting pada manajemen. Sehingga citra, mempunyai dampak internal.

Ada beberapa jenis citra (image) yang dikenal di dunia aktivitas Humas/Public Relations, yaitu :

1.      Citra bayangan (mirror image)

2.      Citra kini (current image)

3.      Citra yang diinginkan (wish image)

4.      Citra perusahaan (corporate image)

5.      Citra serbaneka (multiple image)\

6.      Citra penampilan (performance image)

BAB 5

PRAKTIK PUBLIC RELATION DAN ERA GLOBAL

A.    Public Relations Internasional

Lahirnya PR internasional merupakan efek perubahan sangat cepat di dalam segala bidang. Misalnya perkembangan bidang pariwisata, komunikasi transportasi,tukar menukar dibidang pendidikan (tugas belajar mahasiswa dan dosen) masalah internasional dibidang ekonomi, politik, dan sebagainya.

Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan yang baik antara satu negara dengan negara lainnya, PR memegang peranan penting. Karena prinsip dasar  dalam menjalankan kegiatan – kegiatan humas internasional, baik itu dalam bidang ekonomi maupun politik, oleh pemerintah ataupun perusahaan, adalah setiap negara – negara pada dasarnya merupakan suatu entitas yang terpisah atau tersendiri. Secara hakiki, ini bukanlah suatu hal yang baru mengingat salah satu tugas diplomat adalah menjadi tugas humas bagi bangsa dan negaranya diluar negeri.

Banyak badan yang tergabung dalam PBB, seperti UNESCO, WHO< dan UNICEF, yang melakukan kegiatan – kegiatan yang berakibat langsung pada kerja sama pendidikan dunia. Oleh karena itu, mereka memerlukan dukungan dari masyarakat yang berbeda budaya, agama dan kepercayaan politiknya. Pejabat PR yang akan direkrut dari berbagai negara untuk menghindari bias.

a)      Humas Internasional Untuk Kepentingan Ekonomi

Sebenranya yang disebut pasar dunia (world market) itu tidak ada, kecuali bagi perusahaan – perusahaan yang produknya benar – benar bersifat universal (dan itu jelas langka). Pengalaman menunjukkan, suatu produk harus dirancang, diadaptasikan, dikemas, atau diberi nama khusus sesuai dengan tuntutan dan karakteristik bisnis masing – masing negara. Jika tidak dicermati secara teliti dan hati – hati, apa yang sering disebut sebagai “pemasaran global”(global marketing) bisa menyesatkan.

Prinsip yang berlaku didunia bisnis berlaku juga pada dunia humas. Karakteristik kehumasan  di setiap negara jelas saling berlainan, sehingga tidak ada suatu pola umum yang berlaku diseluruh dunnia. Tidak bisa dipungkiri, bahwa sasaran atau pasar humas itu sangat bervariasi. Setiap negara memiliki karakteristik budaya, sosial dan politiknya yang khas. Hal tersebut bisa tercermin pada  media nasionalnya (ini tidak bermaksud mengingkari fakta akan sifat media yang tidak mengenal tapal batas antar negara). Kita perlu memperoleh masukan – masukan dan nasihat dari orang – orang yang benar – benar mengenal lingkungan dan budaya setempat.

Selain mampu menunjang kampanye iklan secara efektif, mendidik para distributor dan menciptakan suatu citra positif dalam negeri, kegiatan – kegiatan humas internasional juga menjalankan fungsi – fungsi serupa bagi pasar – pasar diluar negeri. Dalam konteks internasional juga menjalankan fungsi – fungsi serupa bagi pasar – pasar diluar negeri. Dalam konteks internasional, kegiatan PR menjadi semakin penting karena kebutuhan akan adanya pengetahuan pemahaman antar negara semakin lama semakin besar.

Namun fakta fundamental tersebut acapkali terabaikan, sehingga menimbulkan berbagai macam akibat yang merugikan pihak – pihak bersangkutan. Sejumlah perusahaan ekspor Eropa, Amerika dan Australia sempat mengalami penurunan transaksi dagang yang cukup tajam, akibat pengabaian arti penting kegiatan humas ekspor. Berikut ini adalah beberapa contoh manfaat yang bisa dipetik dari kegiatan – kegiatan humas ekspor :

a.       Para konsumen di luar negeri akan dapat mengenal dengan bik sosok perusahaan prosdusen, maupun berbagai produk yang dihindarinya.

b.      Para importir, agen, dan distributor juga akan lebih akrab dan lebih mengenal seluk – beluk produk maupun perusahaan pembuatnya.

c.       Para pemimpin atau pencipta pendapat umum, termasuk para pejabat pemerintah dan politisi, akan memahami kehadiran perusahaan dan produk – produknya tersebut secara positif.

d.      Situasi pasar akan dikenali, sehingga pihak perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan berbagai karakteristik khas pasar tersebut dalam rangka mencapai sasarannya.

Jadi jelas, bahwa kegiatan – kegiatan PR dalam ekspor dapat memperkuat kegiatan departemen penjualan dan pemasaran di luar negeri dengan menciptakan citra positif, yakni membuat organisasi atau perusahaan lebih dikenal den lebih mudah diterima oleh masyarakat, serta mengumpulkan berbagai macam inforlasi penting yang berguna bagi perusahaan dimasa datang.

Kampanye PR diluar negeri memerlukan persiapan dan penelitian yang seksama mengenai media yang ada di suatu negara, yang kemungkinan besar berbeda dengan media yang ada di negaranya sendiri. Jika ternyata tidak ada media yang cocok di negara yang tengah dituju, eksportir dapat menciptakan media sendiri dalam bahasa setempat. Setiap perusahaan internasional dapat membuat terbitan atau jurnal – jurnal eksternal  sendiri dalam bahasa setempat merupakan salah satu instrumen humas. Tentu saja hal tersebut memakan biaya dan tenaga. Akan tetapi, PR yang efektif memang hanya bisa diciptakan dengan pengorbanan.

Instrumen humas lainnya yang cukup efektif adalah video dokumenter. Satu hal yang perlu diperhatikan disini adalah aspek – aspek yang hendak ditonjolkan dan bahasa pengantarnya hendk disesuaikan dengan negara yang hendak dituju.

Kecermatan semakin dituntut, apabila video itu tampak wajar dan tidak tejadi perbedaan antara pengucapan dan penampakannya. Video dokumenter ini dapat dimanfaatkan dalam berbagai kesempatan antara lain adalah :

a.       Dalam kunjungan para pimpinan perusahaan ke suatu negara

b.      Untuk dipinjamkan atau diberikan ke cabang perusahaan, agen – agen atau pihak – pihak lain yang sekiranya relevan atau berkepentingan

c.       Untuk didistribusikan ke lembaga – lembaga pemerintah melalui saluran resmi.

d.      Disediakan dan dibagikan pada pameran – pameran dagang internasional

e.       Dibagikan untuk dipertunjukkan pada unit – unit video keliling

f.       Dibagikan ke stasiun – stasiun televisi diberbagai negara

Dalam kesempatan itu, video dokumenter dapat menjadi alat humas yang baik, asalkan ia dapat disimak dan dipahami oleh orang – orang yang tepat dan tidak boleh mirip dengan tayangan iklan televisi. Satu hal yang pasti, keaktifan merupakan hal penting dalam humas internasional., khususnya yang menyangkut bidang ekonomi, mengingat sengitnya persaingan dalam dunia perekonomian dunia.

b)     Humas Internasional di Bidang Politik : Kasus Indonesia dan Hongkong

Disini kita menyimak dua kasus humas internasional berkenaan dengan politik, yakni kasus Timor Timur yang dihadapi Indonesia, khususnya setelah kemenangan dua orang Timor Timur menerima Hadiah Nobel, serta kasus kepulangan Hong Kong yang kapitalis ke pangkuan China komunis.

c)      Tantangan Humas Internasional Indonesia

Tugas membentuk citra positif tentang Indonesia di luar negeri selama ini secara resmi (hanya) dilakukan oleh para diplomat. Melihat lingkup kerja para diplomat yang semakin luas dan masyarakat internasional yang membutuhka informasi semakin banyak, wajar bila muncul pertanyaan apakah tugas tersebut masih diperankan secara baik? atau, apakah belum waktunya pemerintah memikirkan upaya lain yang lebih efektif?

Kecenderungan yang terjadi adalah, para diplomat lebih terfokus pada kegiatan – kegiatan yang bersifat politik. Padahal, masalah politik tidak selamanya harus dislesaikan dengan kegiatan politik saja.

B.     Public Relations dan Teknologi Internet

Cyber Public Relations kini sudah semakin dikenal. Bidang ini sangat terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi mutakhir (terutama munculnya media online atau internet).

Pemakaian internet sangatlah efektif, terutama pada masa krisis komunikasi, mengidentifikasi masalah, manajemen, dan komunikasi interaktif. Kegunaan lainnya adalah untuk pembuatan newsletter (terbitan berkala) elektronik, pengiriman pesan kepada khalayak sasaran, dan aplikasi internet dan web one to one dalam kegiatan marketing dan komunikasi.

Teknologi telah mengubah pola komunikasi PR sebelumnya yang masih konvensional, seperti komunikasi dari atas kebawah, bawah keatas horizontal, atau pola pola komunikasi massa. Semua itu telah ditinggalkan dengan pola yang lebih aktual setelah lahirnya internet.

Internet dan intranet membawa prespektif dan pola baru di era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengakses ke mana saja untuk memenuhi kebutuhannya. Organisasi / perusahaan yang mengadopsi internet akan mengalami perkembangan pesat ditengah – tengah masyarakat yang semakin heterogen, dan dapat meraup khalayak atau pasar sasaran yang lebih besar.

Melalui internet pula, annual report (laporan tahunan) yang dibuat divisi PR perusahaan dapat memasukkan kedalam situs/web perusahaan atau perusahaan jasa PR diinternet. Kini dunia PR mengalami masa keemasannya, karena teknologi internet ini telah membawa praktisi mampu mencapai publik sasaran secara langsung tanpa intervensi pihak – pihak lain, seperti redaksi,atau wartawan di media massa.  Yang biasanya bertindak bagai penjaga gawang pesan komunikasi, dan melakukan penyensoran terhadap pesan informasi PR bagi khalayak (publik).

Beberapa diantaranya yang bisa dilakukan praktisi PR melalui penggunaan internet :

1.      PR harus menyadari, bahwa publik dapat mengakses semua press release atau news release yang dikirimkan melalui internet atau server, dengan menggunakan kata – kata yang mudah dicari dan dipahami khalayak.

2.      Publik dapat mengakses press release dalam home page yang ada di world wide web (bila perusahaan memiliki homepage)

3.      PR dapat membuat mailing list dari publiknya. Mailing list adalah perangkat elektronik yang dapat menyebarkan press release kepada publiknya melaui kontak e-mail.

Semua aktifitas tersebut, memungkinkan PR menjalin hubungan baik untuk mempertahankan dukungan publik internal dan eksternalnya. Publik akan sangat tergantung pada PR sebagai sumber informasi berita yang tidak tersajii di surat kabar dan media massa lainnya.

   $26nbsp;   PR dapat menghemat biaya dibanding harus mengirim press release melalui pos atau faks. Kendati PR melakukan penggunaan internet, tidak berarti harus menyepelekan media lainnya. Media selain internet tetap menjadi bagian penting dalam melakukan penyebaran berita informasi PR.

       Keuntungan menggunakan internet :

1.      Informasi cepat sampai pada publik

2.      Bagi PR, internet dapat berfungsi sebagi iklan, media, alat marketig, sarana penyebaran informasi dan promosi

3.      Siapapun dapat mengakses internet

4.      Tidak terbatasi ruang dan waktu

5.      Internet dapat membuka kesempatan melakukan hubungan komunikasi dalam bidang pemasaran secara langsung.

Pendekatan strategi PR diantaranya

1.      Pertemuan antara pihak manajemen (yang telah di – briefing oleh pihak PR) dengan perwakilan kantor pajak

2.      Mengadakan Open House untuk menginformasikan program – program perusahaan yang telah memprkerjakan karyawan lokal (komunitas terdekat) yang memiliki keahlian memadai

3.      Mengirim Press Release tentang investasi perusahaan sebagai informasi komunitas (lokal) dan dampaknya terhadap kehidupan sosial ekonomi mereka

4.      Membuat website (situs web) perusahaan membentuk citra positif di mata publiknya

5.      Berpartisipasi dalam kelompok diskusi tertentu, dan membicarakan tentang perkembangan dan situasi negara

Keberhasilan program PR bergantung pada siapa publiknya, bagaimana strategi yang digunakannya, dapat tidaknya mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam membina hubungan baik dan  dialog yang sehat, agar perusahaan dan publiknya semakin dekat.

C.    Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis, komunikasi dapat dilakukan tenaga penjual, penerima telepon, atau dengan menggunakan surat – surat resmi yang dibuat perusahaan. Komunikasi bisnis, baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :

a)      Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience yang membutuhkn informasi

b)      Pesan bisnis disusun dengan mempertimbankan batasn waktu dan biaya

c)      Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience

Menghadapi perkembangan teknologi, manajer harus bisa memili inforrmasi yang relevan, baik dalam penyajian maupun dalam mengadopsinya. Terlepas dari masalah kelebihan informasi, informasi yang harus dimiliki oleh manajer pada tingkat satu akan berbeda dengan tingkat lainnya. Manajer pucak akan memerlukan informasi yng sifatnya makro dan strategis. Sedangkan manajer lini pertama memerlukan informasi yang sifatnya rinci dan teknis.

Kenyataan, bahwa perusahaan dapat meningkatkan laba perusahaan, dapat dilihat dari fungsi komunikasi dalam meningkatkan goodwill (nama baik), meningkatkan hubungan baik dengan masyarakat, dan meningkatkan fungsi kepemimpinan. Berkaitan dengan peningkatan fungsi kepemimpinan, berarti merupakan peningkatan kualitas komunikasi internal, yaitu hubungan dengan komunikasi atasan dengan bawahan, dan sebaliknya.

Terlebih lagi di era globalisasi seperti sekarang ini, dimana batas – batas perusahaan telah melampaui batas – batas teritorial suatu negara. Keberhasilan bisnis yang beroperasi secara global sangat dipengaruhi oleh keterampilan berkomunikasi dari karyawan – karyawannya.

D.    Komunikasi Bisnis

Perilaku konsumen yang loyal terhadap suatu produk tertentu saja menguntungkan bagi produsennya, karena konsumen akan terus berusaha mencari produk yang diinginkannya. Namun, jika konsumen sulit menemukan produk yang diinginkannya tersebut maka konsumen akan mencoba merek lain.

Jika perilaku konsumen tidak loyal, dengan kata lain membeli suatu tidak hanya karena kebiasaan saja, perlu memperhatikan aspek – aspek lebih serius. Beberapa identifikasi kapan konsumen memiliki keterlibatan tinggi terhadap suatu produk sebagai berikut :

1.      Apakah produk tersebut penting bagi konsumen?

2.      Apakah produk itu menarik secara terus menerus menarik perhatian konsumen?

3.      Apakah produk membawa/menimbilkan resiko?

4.      Mempunya daya tarik emosional

5.      Apakah produk tersebut bisa diidentifikasikan pada norma – norma kelompok?

Pembelajaran konsumen sebagai suatu perubahan dalam perilaku yang terjadi sebagai hasil dari pengalaman masa lalunya. Terdapat dua aliran pemikiran atas proses pembelajaran konsumen. Pertama aliran behavioristik yang memandang bahw perubahan respons konsumen merupakan hasil dari pemaparan rangsangan (stimuli exposure). Para ahli perilaku telah mengembangkan dua tipe pembelajaran yang disebut classical conditioning dan instrumental conditioning.kedua, aliran kognitif yang memandang pembelajaran sebagai penyelesaian masalah. Fokus perhatiannya adalah perubahan dalam psikologikal set konsumen (persepsi, sikap, gaya hidup, dll) sebagai hasil pembelajaran.

Konsep aliran kognitif hubungannya dengan pengabilan keputusan oleh konsumen, lebih dekat pada perspektif pengambilan keputusan yang bersifat kompleks dan pengambilan keptusan tersebut terkait dengan kebiasaan. Perilaku konsumen dapat dikelompokkan menjadi empat tipe, yaitu :

1.      Konsumen melakukan pembeliannya dengan pembuatan keputusan (timbul kebutuhan, mencari informasi dan mengevaluasi merek, serta memutuskan pembelian), dan dalam pembeliannya memerlukan keterlibatan tinggi yang disebut pembelian yang kompleks (complex decision making)

2.      Konsumen melakukan pembelian terhadap suatu merek tertentu secara berulang – ulang, dan konsumen mempunyai keterlibatan tinggi dalam proses pembeliannya yang loyal terhadap merek (brand loyalty)

3.      Perilaku konsumen yang melakukan pembeliannya dengan pembuatan keputusan, dan pada proses pembeliannya konsumen merasa kurang terlibat yang disebut limited decision making.

4.      Perilaku konsumen yang dalam pembelian atas suatu merek produk berdasarkan kebiasaan, dan pada saat melakukan pembelian, konsumen merasa kurang terlibat yang disebut intertia. Intertia merupakan perilaku konsumen yang berulangkali dilakukan, tetapi sebenarnya konsumen itu tidak loyal, karena mudah mengubah pilihan mereknya, jika ada stimulus yang menarik.

BAB 6

FENOMENA DAN MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

A.    Fenomena Public Relations

Public Relation merupakan fenomena abad XX yang akar – akarnya berpangkal jauh di balik sejarah, bahkan setua komunikasi manusia itu sendiri. Dalam peradaban turun – temurun, seperti peradaban Babilonia, Yunani, dan Roma, orang dihimbau untuk menerima kekuasaan

pemerintah dan agama melalui teknik – teknik yang masih digunakan sampai saat ini. Misalnya komunikasi antar pribadi, pidato, seni, sastra, pergelaran acara, publisitas dan lain sebagainya. Namun hal tersebut tidak disebut sebagai public relations, namun dampaknya sama dengan kegiatan serupa dewasa ini, yakni public relations.

            Public Relations merupakan hal pokok dalam dunia modern yang rumit ini, guna memuluskan proses komunikasi dan pemahaman. Public Relations mencakup riset dan analisis, penyusunan kebijakan, pemrograman, komunikasi, dan umpan balik dari masyarakat yang terkena dampaknya. Terdapat beberapa definisi public relations, karena bidang ini mempunyai begitu banyak faset, sehingga fungsinya yang luas tidak mudah dirangkum dalam beberapa kata saja. Definisi yang beragam tersebut ada yang sederhana sampai rumit. Beberapa definisi yang lebih ringkas :

1.      Penampilan bags, dihargai masyarakat

2.      PR adalah singkatan dari Performance – penampilan dan Recognition – pengakuan

3.      Bekerja dengan baik, dan karenanya mendapat pujian

4.      Tindakan yang diambil untuk menujang hubungan yang menguntungkan dengan masyarakat umum

5.      Usaha – usaha organisasi untuk mendapatkan kerjasama dari sekelompok orang

Sebuah satuan tugas bentukan “PRSA” – Public Relations Society of America untuk membahas bobot dan peran public relations (1981) berusaha menformulasi suatu definisi yang ringkas, berisi, dan gampang diingat. Sarannya adalah :

1.      Public relations membantu sebuah organisasi dan masyarakat untuk saling menyesuaikan diri

2.      Public relations adalah usaha – usaha sebuah organisasi untuk mendapatkan kerjasama kelompok orang

Organisasi public relations nasional dan internasional juga telah menyusun definisi yang cukup luas untuk dapat diterapkan dimanapun di dunia ini. Definisi itu meliputi berikut ini :

1.      Public relations adalah usaha sengaja, terencana, dan tidak pernah mati untuk menetapkan dan memelihara saling pengertian antara sebuah organisasi dan masyarakatnya (British Institute of Public Opinion, yang definisinya juga telah diikuti sejumlah Negara Commonwealth/Persemakmuran

2.      Public relations adalah usaha sengaja dan sesuai hukum untuk mencapai pemahaman dan membina serta memelihara kepercayaan di antara masyarakat umum atas dasar riset sistematik (Deutsche Public Relation Gesellschaft, Republik federal Jerman – dapat dicatat, bahwa tidak ada istilah yang setara dengan public relations dalam bahasa jerman.

3.      Public relations adalah usaha manajerial secara sistematik dan tidak pernah berhenti yang digunakan sebagai alat bagi organisasi swasta dan pemerintah untuk membina pengertian, simpati dan dukungan di lingkaran masyarakat yang diperkirakan akan berhubungan dengan mereka. (Dansk Public Relations Club of Denmark, yang juga menggunakan istilah bahasa inggris).

4.      Praktik public relations adalah seni dan ilmu sosial untuk menganalisis trend, meramalkan konsekuensi tindakan, memberi konsultasi kepada pemimpin organisasi, dan melaksanakan program tindakan terencana demi kepentingan masyarakat umum dan organisasi. (Definisi yang disetujui di World Assembly of Public Relations di kota Mexico di tahun 1978, dan diikuti oleh 34 organisasi public relations nasional.)

5.      Studi cermat mengenai penjelasan ini harus memungkinkan setiap orang mampu menyusun definisi mereka sendiri. Orang tidak harus mengingat definisi yang manapun kata – kata kunci yang perlu diingat untuk mendefinisikan public relations adalah sebagai berikut :

a.       Komunikasi perusahaan /  corporate communication

b.      Urusan umum / public affair

c.       Hubungan perusahaan / corporate relations

d.      Informasi masyarakat / public informations

B.     Manajemen Public Relations

Manajemen dan Public relations adalah dua bidang ilmu yang berkembang secara terpisah. Namun perkembangannya sekarang ini, manajemen berhasil meningkatkan peranannya pada hampir disetiap bidang kehidupan lainnya. Artinya manajemen telah memberi kontribusi sangat besar bagi penerapan konsepsi public relations dalam kehidupan.

Manajemen dalam konteks strategi, mempunyai peran untuk membantu perubahan menyesuaikan diri dengan perubahan – perubahan dalam lingkungan usaha. Tentu dalam pelaksanaan pekerjaannya, seorang praktisi public relations akan menggunakan konsep – konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas – tugasnya, seperti membuat rencana , melakukan persiapan – persiapan, melakukan aksi dan komunikasi, dan ditutup dengan tindakan pengendalian yang disebut evaluasi.

Proses Manajemen Public Relations

Pengumpulan Fakta

Definisi Permasalahan

Perencanaan dan Program

Aksi dan Komunikasi

            Evaluasi

            Pada bagan diatas terlihat, bahwa pelaksanaan tugas public relations bukan semata – mata melakukan aksi, melainkan membutuhkan rencana – rencana, dan diikuti dengan langkah – langkah pengendalian melalui suatu proses evaluasi.

Manajemen Strategi

Manajemen strategi sering disebut dengan rencana strategis, atau rencana jangka panjang perusahaan. Public relations pun membutuhkan manajemen strategi yang baik untuk pekerjaan yang dia lakukan. Karena rencana jangka panjang merupakan pegangan bagi praktisi public relations untuk menyusun berbagai rencana teknis, dan langkah komunikasi yang akan diambil sehari – hari.

Sama dengan divisi lain  dalam perusahaan, untuk memberi kontribusi kepada rencana jangka panjang itu, praktisi public relations dapat melakukan langkah – langkah sebagai berikut :

1.      Menyampaikan fakta dan opini, baik yang beredar maupun diluar perusahaan.

2.      Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara historis.

3.      Melakukan analisis SWOT (Streght = kekuatan, Weaknesses = kelemahan, Opportunities = peluang, dan Threats = ancaman)

Model Strategic Management Untuk Public Relations

Merupakan strategi menyangkut hal – hal yang berkaitan dengan mampu tidaknya perusahaan atau organisasi menghadapi tekanan dari dalam dan dari luar. Strategic management juga dimaksudkan agar perusahaan atau organisasi dapat dikendalikan dengan baik untuk mencapai tujuannya. Berikut ini langkah – langkah strategic management :

1.      Menentukan mission perusahaan, termasuk didalamnya adalah pernyataan yang umum mengenai maksud pendirian (purpose), filosofi, dan sasaran (goals).

2.      Mengembangkan company profile yang mencerminkan kondisi intern perusahaan, dan kemampuan yang dimilikinya.

3.      Penilaian terhadap lingkungan eksternal perusahaan, baik dari segi semangat kompetitif, maupun secara umum.

4.      Analisis terhadap peluang yang tersedia dari lingkungan

5.      Identifikasi atas pilihan yang dikehendaki, yang tidak dapat digenapi untuk memenuhi tuntutan misi perusahaan.

6.      Pemilihan strategi atas objective jangka panjang, dan garis besar strategi yang dibutuhkan untuk mencapa objective tersebut.

7.      Mengembangkan objective tahunan dari rencana jangka pendek yang selaras dengan objective jangka panjang, dan garis besar strategi.

8.      Implementasi atas hal – hal diatas dengan menggunakan sumber yang tercantum pada anggaran (budget), dan mengawinkan rencana tersebut dengan sumber daya manusia, struktur, teknologi, dan sistem balas jasa yang memungkinkan.

9.      Review dan evaluasi atas hal – hal yang telah dicapai dalam setiap periode jangka pendek sebagai suatu proses untuk melakukan kontrol, dan sebagai input bagi pengambilan keputusan di masa yang akan datang.

Public relations dapat memberikan kontribusinya dalam proses strategic management melalui dua cara yaitu :

1.      Melakukan tugasnya sebagai bagian strategic management keseluruhan organisasi, dengan melakukan survey atas lingkungannya, dan membantu mendefinisikan misi, sarana, dan objectives organisasi perusahaan.

2.      Public relation dapat berperan dala strategic management dengan mengelola kegiatannya secara strategis.

Kedua sumbangan tersebut akan dimengerti, bila disadari bahwa strategic management mempunyai area kegiatan dalam 3 lapisan, yakni pada : korporat atau organisasi secara menyeluruh, lapisan bisnis atau lapisan khusus, dan lapisan fungsional.

            Beberapa model Strategic Management untuk Public Relations

1.      Tahap Stakeholders. Sebuah perusahaan/organisasi mempunyai hubungan dengan publiknya.

2.      Tahap publik. Publik terbentuk ketika perusahaan/organisasi menyadari adanya problem tertentu.

3.      Tahap Isu Publik yang muncul sebagai konsekuensi dari adanya problem yang selalu mengorganisasi dan menciptakan isu.

4.      Public relation perlu mengembangkan objective formal seperti komunikasi, akurasi, pemahaman, persetujuan, dan perilaku tertentu terhadap program – program kampanye komunikasinya.

5.      Public relations harus mengembangkan program resmi dan kampanye komunikasi yang jelas untuk menjangkau objective diatas.

6. +     Public relation, khususnya para pelaksana, memahami permasalahan dan dapat menerapkan kebijakan kampanye komunikasi.

7.      Public relations harus melakukan evaluasi terhadap efektifitas pelaksanaan tugasnya untuk memenuhi pencapaian objective, dan mengurangi konflik yang muncul dikemudian hari.

Model jala – jala segmentasi

Konsep jala – jala merupakan konsep yang semakin keluar semakin bersifat umum dan kurang berpengaruh terhada pusat jala tersebut. Variabel yang berpengaruh terhadap pusat jala tersebut. Variabel yang mempengaruhi titik sentral jala terbagi dua, yakni :

1.      Inferred Variables, yakni variabel – variabel yang diperoleh dengan melakukan wawancara secara langsung dengan publiknya, seperti pertanyaan – pertanyaan mengenai persepsi, sikap dan pengertian. Biasanya disebut juga variabel kualitatif. Inferred varible lebih berpengaruh pada jala – jala sebelah dalam (inner nest).

2.      Objectives Varhables, yakni variabel yang biasa digunakan oleh peneliti pemasaran untuk melakukan segmentasi. Bisa disebut juga variabel kuantitatif, dan dapat dibaca melalui data – data statistik seperti data – data kependudukan. Variabel ini biasa digunakan bila anggaran untuk melakukan pertanyaan – pertanyaan variabel (inferred) terbatas.

Daftar Pustaka

;/div>

Ardianto, Elvinaro, Drs.,M.Si.  2009. Public Relations Praktis. Bandung: Widya Padjajaran.